Warum brauche ich ein Social Intranet?

CIOs weltweit stellen sich momentan genau diese Frage. Brauche ich ein Social Intranet? Was bringt es dem Unternehmen? Sind unsere Mitarbeiter nicht sowieso schon viel zu viel in sozialen Netzwerken unterwegs? Fakt ist, dass man sich heutzutage die sozialen Netzwerke und Kommunikationsformen wie Facebook, Xing, WhatsApp, Twitter und viele andere aus dem privaten Umfeld nicht mehr wegdenken kann.

Generationenfrage

Sicher ist die Nutzung dieser Medien auch eine Frage der Generation. Es wird hier gerne unterschieden zwischen den Babyboomern (1940-1964), der Generation X (1965 – 1980) und der Generation Y (1980 - 2002). Dabei kann sich vor allem die Generation Y, die gerne auch als Digital Natives bezeichnet wird, eine Leben ohne diese Arten der Kommunikation möglichst mobil nicht mehr vorstellen. Und natürlich beeinflusst das auch deren Einstellung zur Arbeit und die Wahl des Arbeitgebers. Aber ist das denn überhaupt schon relevant? Während die Generationen X und der Babyboomer jeweils 40 Prozent des Arbeitsmarktes ausmachen, kommt die Generation Y momentan immerhin schon auf einen Anteil von ca. 20 Prozent, Tendenz steigend. CIOs kommen also heutzutage nicht mehr umhin sich mit deren Arbeitsstil vertraut zu machen und diesen mit dem der anderen beiden Generationen zu vereinbaren.

Nutzen im Arbeitsalltag

Unabhängig vom Arbeitsstil verschiedener Generationen sollte die Einführung eines Social Intranets auch einen direkten Nutzen für das Unternehmen haben. Allem voran dient es dem Teilen, Suchen und Finden von Informationen, also dem klassischen Wissensmanagement. Darüber hinaus dient es der Kollaboration und der besseren Vernetzung von Mitarbeitern. Social Intranets etablieren über Hierarchien und Organisationsstrukturen hinweg eine komplett neue Kommunikationskultur.

Ein klassisches Beispiel dafür ist die typische „Dumme Frage“, die Mitarbeiter gerne an alle die sie kennen und an alle, die sie für kompetent in dieser Frage halten per Email verschicken. Genau das führt aber zu verschiedenen Problemen: Ist die Frage sehr einfach, antwortet meist niemand, da jeder denkt, dass jemand anderes sie schon beantworten wird. Ist die Frage sehr komplex antworten nur wenige Experten und solche, die sich dafür halten. Die Antworten sind in der Qualität damit sehr unterschiedlich und für den Fragensteller extrem schwierig zu bewerten. Natürlich gibt es beliebig viele Spielarten zwischen sehr einfachen und sehr komplexen Fragen. Das Ergebnis ist aber meist das Gleiche: Der Fragensteller bekommt keine qualitativ hochwertige Antwort. Anders ist der Weg in einem Social Intranet: Die Frage wird offen gestellt, eventuell an eine bestimmte Community gerichtet. Die Antworten sind für alle in der Zielgruppe einsehbar, man kann Kommentare zu den Antworten schreiben und eigene Antworten einstellen. Idealerweise ist es für alle auch noch möglich die beste Antwort zu markieren. So bekommt der Mitarbeiter nicht nur eine sehr schnelle und qualitativ hochwertige Antwort, sondern die Beantwortung dieser Frage geht automatisch in das kollektive Wissen des Unternehmens ein. Sie kann jederzeit bei einer Suche wiedergefunden werden und Fragen werden damit idealerweise nicht doppelt gestellt.

Das ist nur eines von vielen Beispielen bei denen ein Social Intranet seine Stärken ausspielen kann.

Wichtige Zusatzkomponenten

Idealerweise wird es noch ergänzt durch Komponenten von Gamification und einem mobilen Zugriff. Bei Gamification handelt es sich meist um Punkte oder Auszeichnungen, die man sammeln kann durch besonders viele und qualitativ hochwertige Beiträge. Das erhöht die Freude und sorgt für eine anhaltende Motivation. Ein mobiler Zugriff stellt gerade für die Generation Y einen mittlerweile unverzichtbaren Zugangskanal dar.

Ausblick

Der Microsoft SharePoint Server in seiner aktuellen Version 2013 ist in vielen Unternehmen schon die Zentrale für eine Zusammenarbeit über Teamsites und verfügt meist schon über erste Komponenten eines Intranets, wie die Darstellung von Unternehmensnachrichten und als Quellen für wichtige Unternehmensdokumentation. Mit der Version 2013 kamen jetzt auch erste Komponenten für ein Social Intranet hinzu, wie die Möglichkeit mit Newsfeeds zu arbeiten. In der folgenden Artikelserie wollen wir die neuen Funktionen im Bereich Social Intranet für den SharePoint 2013 vorstellen und mit zwei vorhandenen Addons für SharePoint namens Yammer und NewsGator vergleichen. Freuen Sie sich auf die folgenden Artikel:

  • Die neuen Social Features in SharePoint 2013
  • Mit Yammer und SharePoint zum Social Intranet
  • NewsGator: Tiefe Integration in SharePoint mit reicher Funktionsvielfalt
  • Vergleich der drei Plattformen
  • Einführung eines Social Intranets

Gerne stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen auf unserem Stand am 3. und 4. Dezember auf dem SharePoint Day in Berlin vor.


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